Produtividade e custo por hora dos funcionários

Visito uma média de duas a três oficinas todos os dias e sempre me deparo com a mesma situação. Pouquíssimas oficinas conseguem ter nas mãos informações gerenciais que auxiliem sua gestão diária. Mais do que isso, poucas são as que usam um sistema de gestão e extraem dele informações estratégicas que possibilitem avaliar qual o rumo que a empresa está tomando e em que ponto estará nos próximos meses. Muitas usam um sistema não como ferramenta de gestão, e sim como ferramenta de cadastro e orçamentação.

Pensando nesta linha, vamos trocar algumas experiências para mostrar, de uma forma mais simples, como podemos visualizar o quanto custam nossos funcionários, se estamos sendo produtivos e o que isto representa em nosso trabalho diário.

Primeiro passo

É quando precisamos ter a definição de parâmetros e conceitos. É importante estabelecermos alguns padrões para facilitar a comparação dos números a seguir com os da sua oficina. Use-os como referência, pois sabemos que estes padrões mudam de região para região. Mas, no geral, já nos dará um referencial de comparação.

A – Tipo de oficina
Funilaria e pintura.

B – Quantidade de passagens/mês
100 carros (carros que efetivamente ficaram prontos e saíram da oficina no período de 1 a 31 de cada mês).

C – Quantidade de funcionários
Vamos estabelecer um número padrão de 23 funcionários. Desses, 15 são produtivos, sendo 2 para montagem e desmontagem (envolve elétrica), 3 para funilaria, 5 para preparação, 1 para pintura, 3 para acabamento, 1 para mecânica, 1 que é chefe de pátio ou motorista.

Na preparação, um dos cinco produtivos deve estar capacitado para substituir o pintor em sua ausência. Neste planejamento, o mesmo funcionário executa o primeiro lixamento, o segundo e faz o isolamento. Para deixar um em cada estágio, precisaríamos de mais um, o que na maioria das oficinas não acontece.

Algumas oficinas não possuem um funcionário que exerça a função de chefe de pátio. Neste caso, quem executa esta função é o proprietário. Na maioria das vezes, nestes casos, encontro um ajudante direto que faz manobras dentro da oficina ou monitora o pátio quando o proprietário não está.

Os outros 7 funcionários desempenham funções administrativas: sendo 2 como consultor e orçamentista, 1 recepcionista, 1 telefonista, 1 para o almoxarifado e 2 para a área administrativa e financeira, e também para o departamento pessoal.

Observação: o recepcionista, além de receber os clientes, preenche o cabeçalho do check-list e realiza este check-list na ausência do consultor.

D – Tempo disponível (somente dos produtivos)
- Horas trabalhadas por dia (por funcionário): 8,5 horas.
- Dias trabalhados por mês (em média): 21 dias.
- Número de produtivos (conforme letra C): 15 funcionários produtivos.
- Horas produtivas disponíveis: 2.856 horas/mês. Horas produtivas disponíveis é o resultado da multiplicação de cada item. Assim, podemos visualizar que nossa empresa não pode vender horas sem ter como referência o número acima. É ela que vai nos dizer como anda a produtividade de nossa empresa e quanto custa para nós cada funcionário.

Segundo passo

Montar planilha, baseando-se sempre em um mês (partindo do princípio de que não estamos usando um sistema de gestão)

A – Salários
Colocar os salários (brutos) dos funcionários, separados por setor (incluir comissão).
B – Custos
Colocar os custos diretos de cada um. Separe por setor e discrimine o máximo que puder:
- Vale-transporte: Separe por funcionário o custo mensal do vale, lembre-se de tirar do cálculo o valor de 6% que você retém na folha de pagamento.
- EPI: Veja quanto custa cada item, identifique a durabilidade de cada produto, defina quais itens de EPI cada funcionário usa.
- Uniforme: Se ele não for subsidiado pelo fornecedor de tinta, pegue o valor pago pelos uniformes, divida pela quantidade de funcionários e pela quantidade de meses (em média) que eles duram.
- Plano de saúde: Somente inclua a parte paga pela empresa, quando houver.
- Encargos: Não gaste seu tempo calculando, peça esta informação para a sua contabilidade.

Terceiro passo

Agora que já definimos alguns conceitos e parâmetros e estamos pensando na mesma direção, podemos calcular quanto custa cada funcionário para nossa oficina.

Produtividade
Falando sobre tempo disponível (o item D do primeiro passo):
- Some as horas “vendidas” em sua empresa (total de horas vendidas nos orçamentos).
- Compare as horas vendidas com as horas disponíveis (aqui você vai conseguir verificar como está a relação de horas disponíveis com horas vendidas). Divida as horas vendidas pelas disponíveis e multiplique por 100. Você encontrará um referencial mínimo de produtividade (ou não, se sua empresa estiver vendendo mal os orçamentos). Quando começar a medir as horas trabalhadas (isso somente poderá ser feito através de um sistema de gestão), sua empresa poderá ter um terceiro número e, com ele, analisar, o índice de produtividade da sua empresa.
Lembre que quanto mais produtiva a oficina, menor o custo/hora de seus funcionários.

Custo/hora
Aqui a relação é entre salários e custos (itens A e B do segundo passo).
Para calcular o valor do custo/hora de um funcionário, some os itens A e B correspondentes a ele e divida o resultado por 220 (pensando que um mês tem cinco semanas, e cada semana, uma carga de 44 horas por funcionário).
Lembre que, mesmo não trabalhando nos finais de semana, nossos funcionários recebem pelos dias. Por isso, o cálculo é feito com todos os dias do mês, e não somente os dias úteis.
Já para calcular o custo/hora de todos os funcionários da empresa, some todos os resultados dos itens A e B do segundo passo e refaça a conta, lembrando que o número de 220 é para cada funcionário. No nosso exemplo, multiplicaríamos por 23 (número que estabelecemos para produtivos e administrativos).

Sem gestão, não há solução

O cálculo pode parecer complicado, mas não é. Nos próximos meses, vamos continuar a falar sobre este assunto, sempre utilizando como exemplo o modelo de oficina e os parâmetros definidos no primeiro passo.

Não importa o tamanho de sua oficina. Importa se você tem ou não o controle sobre ela. Esta é a base de tudo. Recorte a matéria da revista e coloque em um lugar que você veja todos os dias. Obrigue-se a fazer este exercício e tenha um controle melhor sobre seus custos.