Softwares de gestão

Conheça os sistemas que colaboram com a organização da oficina

Cada dia mais presente em nosso dia a dia, o software de gestão já é uma realidade em diversos segmentos da economia. O avanço tecnológico e a popularização destes sistemas permitiram que empresas, de grandes corporações até bancas de jornal, recorressem a este tipo de sistema para o auxílio na administração e organização destes negócios.
E as oficinas de reparação não poderiam ficar de fora deste cenário. No mercado, podem ser encontrados alguns softwares que possuem o objetivo de ajudar e facilitar a organização das oficinas. Mas é importante que cada sistema seja analisado e adquirido conforme a necessidade da oficina.

Aplicações

Os sistemas de gerenciamento possibilitam uma maior organização da oficina, por meio do controle das áreas operacionais, administrativa e financeira, além de permitir realizar todo o monitoramento da produção e dos produtivos. Com esses sistemas, é possível dizer ao cliente em qual etapa o veículo está na linha de produção e quanto tempo ainda será necessário para liberar o automóvel. O software ainda permite controlar todos os custos envolvidos no processo.
Confira na tabela (página a seguir) os três principais focos dos softwares de gestão.

Como escolher um sistema

No mercado, podem ser encontrados diversos tipos de sistemas de gerenciamento: desde sistemas gratuitos, até sistemas mais completos, que podem ser adquiridos de empresas especializadas.
O mais importante, no momento da escolha, é verificar exatamente a necessidade da oficina, levando em consideração, principalmente, o foco para o gerenciamento.
O mais adequado é um sistema que possa administrar os três principais focos da oficina (administrativo, financeiro e produtivo), integrando-os e proporcionando um mapa geral da oficina ao seu administrador.
Um sistema que permita a integração desses itens facilitará ao gerente da oficina a visualização de todas as áreas, podendo simultaneamente fazer operações como dar baixa em estoque de um determinado produto, solicitar sua compra e controlar o seu uso pelo produtivo.

Organizar significa agilizar

Mais do que nunca, quando se fala em tempo, se fala em dinheiro. Isso é ainda mais claro no ambiente de oficinas, já que todo tempo ganho se transforma na possibilidade de atender um novo cliente e, consecutivamente, lucrar com isso. Quão mais controlada e organizada a oficina, mais isso renderá lucros, pois menos tempo se gastará com funcionários ociosos, estoque inadequado, armazenamento e procura de papéis, dentre outros. Assim, pode-se concluir que os sistemas de gerenciamento são fortes aliados das oficinas no momento de sua organização e controle.

Normalmente, devem permitir os seguintes controles:

• Contas a pagar e receber.
• Controle bancário.
• Tesouraria.
• Emissão de notas fiscais.
• Duplicatas.
• Cheques.
• Boletos bancários.
Contempla toda a área necessária para o controle gerencial da oficina:
• Cadastros gerais (clientes, funcionários, fornecedores, peças, produtos e serviços).
• Controle de estoque e compras.
• Informações de cada veículo atendido, dos clientes e das seguradoras.
• Apuração de custos por OS, por funcionário, por período. Relação de material de consumo por funcionário, por OS.
• Relatórios do desempenho de produção da oficina.
Os sistemas podem colaborar com os seguintes fatores:
• Criação de OS e armazenamento em banco de dados.
• Criação de orçamentos.
• Check-lists eletrônicos.
• Controle das atividades dos funcionários.

O que verificar na hora da aquisição

1. A empresa fornecedora do sistema deve oferecer suporte técnico para casos de problemas ou dúvidas quanto ao funcionamento do software.
2. Para um bom desempenho do sistema, ele deve possuir atualizações constantes, e que estas atualizações sejam realizadas de forma a não interferir diretamente nas atividades da oficina.
3. As informações necessárias para o funcionamento e utilização do software devem ser claras e facilmente acessíveis em caso de dúvidas. Desta maneira a empresa deve fornecer um manual completo, além de treinamentos para os usuários.
4. O software deve apresentar facilidade em sua navegação, isto é, deve possuir padrões conhecidos, e permitir que sejam destacados os itens por meio de uma interface amigável, facilitando a localização dos ícones mais usuais, e deixando assim o usuário mais familiarizado com o sistema.
5. A visualização dos dados deve ser de fácil entendimento, e permitir que o operador identifique problemas nos processos da oficina. Deve possuir métodos de visualização com gráficos e planilhas.
6. Para facilitar o controle e gerenciamento da oficina, o software deve possuir funções que o integrem a outros sistemas operacionais utilizados pela oficina.
7. O sistema deve possuir todas as funções necessárias para facilitar o gerenciamento da oficina, permitindo o controle das áreas operacionais, administrativa e financeira, além de permitir realizar todo o monitoramento da produtividade.
8. Possibilitar a criação de orçamentos e ordens de serviço, facilitando a operação da oficina.
9. O sistema deve permitir, de maneira rápida e fácil, o cadastramento de clientes, funcionários e fornecedores.
10. O software deve possuir um sistema de acompanhamento dos veículos que estão sendo reparados dentro da oficina. Este sistema deve ser de fácil leitura e compreensão, permitindo que o responsável da oficina consiga realizar uma leitura detalhada de todos os trabalhos que estão em desenvolvimento.
11. O controle financeiro também é uma das importantes etapas que o software de gerenciamento da oficina deve contemplar. Nele devem ser observados controles de contas a pagar e contas a receber.
12. Com o intuito de centralizar todas as informações da oficina em um mesmo sistema, o ideal é que ele possua um controle fiscal, por meio da emissão de notas fiscais dentro de padrões nacionais. Também é importante que o sistema possua integração com programas fiscais estaduais (Ex. Nota fiscal paulista).