Metodologia para manter um bom estoque

Nos dias atuais, manter um estoque de peças pode ser uma dor de cabeça extra, mas também uma oportunidade, caso o reparador seja organizado e consiga desenvolver um sistema de reposição eficiente.
Aos que acompanham esta série de reportagens desde o início, e tem aplicado as dicas do IQA (Instituto da Qualidade Automotiva), provavelmente não sentirá muita dificuldade de acompanhar mais este tópico, pois já se acostumaram a organizar e analisar as informações e, partir daí, planejar novas ações.
Este tem sido o foco desde a primeira reportagem, quando abordamos os temas 5S e Housekeeping, ou ainda meses depois ao falar do tema Controle de reclamações e ações corretivas, e também na edição que tratamos do assunto Gestão. Agora, mostraremos como o reparador pode utilizar o estoque para melhorar a rentabilidade da oficina.

Inflação
Nos tempos de superinflação, quando os preços variavam todos os dias, sempre para cima (quem tem mais de 30 anos sabe do que estou falando), ter um grande estoque de peças até era um bom negócio, de forma tal que oficinas e lojas de varejo ganhavam muito dinheiro com a venda de componentes.


Nem sempre ter muitas peças é um bom sinal; peças devem ser compradas de acordo com estudo de necessidade

Afinal, quem não se lembra das compras mensais enormes que os brasileiros faziam no dia do pagamento, pois se deixasse para o meio do mês, o dinheiro não comprava nem a metade.

Naquela época, ter peça em estoque significava lucro certo e, assim, muitos se acostumaram a manter grandes depósitos de componentes, à espera do cliente. Atualmente, porém, a história é outra. Há pouco mais de quinze anos, o Brasil conquistou a estabilidade econômica e, com ela, muitos conceitos tiveram de ser revistos, um deles a formação de estoque.

No topo da indústria automotiva, as montadoras rapidamente repassaram a responsabilidade do estoque das peças aos fornecedores, no caso os fabricantes de autopeças, com o desenvolvimento de sistemas de montagem sob demanda, em que a peça é entregue exatamente no momento que será aplicada no veículo.

Como efeito, o espaço que antes era utilizado para armazenamento dos componentes, agora serve de área de produção. Na reparação, em uma oficina, isso deve ser levado em conta, segundo explica o auditor técnico do IQA, José Palacio. “O melhor argumento de decisão sobre manter ou não o estoque é calculando o quanto de espaço isso vai tomar da oficina e, a partir daí, comparar se é mais vantajoso montar um depósito de peças ou fazer dessa área um local de produtividade”, explica.

Com estoque
Uma vez tomada a decisão, o passo seguinte é o planejamento do estoque, caso seja apurado mais benefícios do que prejuízos.

Um dos requisitos para montar um estoque é conhecer quais são as peças de maior rotatividade. Isso porque o objetivo principal de se armazenar componentes é agilizar o processo produtivo. Assim, antes mesmo de pensar em sair comprando, é preciso planejar.

Primeiramente, é salutar fazer um levantamento dos modelos mais atendidos pela oficina, separados por marca, modelo, motorização e ano. É a partir destas informações que o reparador decidirá quais os tipos de peças que valem a pena investir, pois qual a vantagem de comprar um lote de velas de ignição para Chevrolet Omega se na oficina só entra Fiat e Volkswagen? Mesmo que a revenda faça promoção deste tipo de componente, não faz sentido comprar uma centena de jogos, só porque o preço está bom.

Um dica é fazer o levantamento dos carros de quem já é cliente da oficina e, a partir daí, consultar com qual regularidade faz manutenção. José Palacio, do IQA, dá outra dica: “Procure ter sempre em mãos peças que você sabe que vai utilizar em uma manutenção rápida, para evitar ao máximo que o carro passe a noite na oficina”, ensina. “Pois quanto menos tempo o carro fica na oficina, melhor tanto para o reparador quanto para o dono do carro”.

Uma vez definido quais peças valem a pena manter em estoque, o passo seguinte é elaborar um sistema de controle eficiente, para que não faltem componentes e isso não atrapalhe o andamento da oficina.

Segundo Palacio, é possível montar o estoque a partir do tempo de renovação, por grupos de peças. Assim, um grupo A seriam as peças de renovação semanal, o B, mensal e o C, trimestral. Com isso, fica mais fácil programar a compra e, dependendo dos volumes, passa a valer a pena adquirir de fornecedores atacadistas.

Compro ou uso a do estoque?
Ao montar um estoque, é preciso ter em mente que os componentes ali guardados são para um fim específico: agilizar a produtividade. Assim, quando entra um carro para fazer uma manutenção mais demorada, que exigirá a aquisição de diversas peças, não faz sentido utilizar o estoque, a não ser que o mercado de reposição esteja desabastecido.
Além disso, nestes casos, fica mais fácil justificar o custo da manutenção, pois o reparador tem como comprovar, através da nota fiscal da loja, o preço das peças adquiridas.