Gestão e produtividade - o sonho de toda oficina (de funilaria e de mecânica)!

Para implementar produtividade em nossas empresas, primeiro precisamos entender o conceito desta palavra, tão importante para o resultado final e que, quando bem trabalhada, só possibilita benefícios.

“Produtividade: é realizar nossas atividades diárias, no menor tempo possível com maior qualidade, ou seja, ganhar tempo de um lado para aplicá-lo em outro.”

E é exatamente neste ponto que, muitas vezes, falhamos. Nosso tempo, além de valioso, passa muito rápido. Hoje em dia, é muito difícil ganhar dinheiro, através do trabalho diário, se não formos produtivos. Queremos, através desta matéria, mostrar que, tendo como ponto de partida ou referência a informática, podemos ganhar o que hoje nos é mais valioso: tempo. Com disponibilidade de tempo conseguiremos executar nossas atividades com maior qualidade e, acima de tudo, com mais vontade e gosto pelo que fazemos e realizamos. Neste momento, não importa se a oficina é de funilaria ou de mecânica, os conceitos de aplicação são iguais.

Programar-se: esta é a condição para ganharmos em produtividade.
Produtividade operacional: é aquela na qual, através de um sistema de gestão (como o da Ultracar) o indivíduo consegue saber onde o carro está no espaço da oficina, o que está sendo feito (quais os serviços), quem está trabalhando no carro (qual produtivo), se as peças já chegaram para aquele determinado carro, se ele está atrasado ou parado, aguardando um complemento ou uma peça.
Nesta linha de pensamento, a implantação deste controle de produtividade depende, única e exclusivamente, de um sistema de gestão  e da dedicação na implantação do processo pelos usuários. Os resultados são imediatos e extremamente importantes para a organização.
Com a implantação deste processo, a oficina ganha tempo, pois alguns controles e informações que dependiam, exclusivamente, do proprietário da oficina ou do gerente, passam a ser de conhecimento de todos. A informação passa a “girar” dentro da oficina. A programação acontece e com a sedimentação da rotina o tempo também aparece. Tempo para ser utilizado na gestão da informação (o cliente passa a receber uma só informação e os funcionários também falam uma coisa só), independente de ser funilaria ou mecânica.

Produtividade geral: é aquela que, através de uma mudança de postura, do proprietário, dos gerentes e dos funcionários da oficina, as rotinas administrativas, financeiras e operacionais passam a funcionar de tal forma que o ganho real (dinheiro sobrando) começa a aparecer de forma natural.
Esta leva mais tempo para ser implantada do que a produtividade operacional. Ela também precisa do apoio de um sistema de gestão, pois não conseguimos os controles necessários, guardando tudo somente em nossa cabeça.
Gosto sempre de, em minhas palestras, perguntar quem está no segmento automotivo, há mais de 15 anos. Estes já viveram uma época em que oficina dava muito dinheiro, sem muitos controles. Apesar de alguns proprietários de oficina não concordarem comigo, ainda acredito que oficina dá dinheiro (não tanto quanto antigamente), mas que, para isso acontecer, é necessário ter controles (administrativos, financeiros e operacionais). Quase todas as ferramentas de controles e gestão da tecnologia são disponibilizadas pela informática. Por isso a necessidade de fazer um fechamento mensal de sua empresa e de discutir e avaliar os números.

Lembra-se de como, antigamente, você controlava seus estoques e suas compras de peças?
Lembra-se de como, antigamente, você emitia Nota Fiscal?
Lembra-se de  como, antigamente, a mão de obra era menos difícil e menos inflacionada?

As coisas mudam e estão mudando de uma forma muito rápida. Tão rápida que, na maioria das vezes, não conseguimos acompanhar. Isto é natural. O que não pode ser natural é a apatia e a indiferença, frente a esta revolução tecnológica a que estamos assistindo. Precisamos ter a consciência de que sabemos a maioria das respostas, mas não podemos deixar de ter a coragem de enfrentá-las. Não podemos ser omissos, frente à avalanche de informações que passam pelos nossos olhos todos os dias.

Tais informações são a chave para ganhar em produtividade.

Sabemos que tecnologia é reinventar. É abandonar o que está pronto e recriar. E que podemos e devemos querer melhorar um pouco a cada dia. Temos que reinventar, recriar a nossa postura, perante nossa empresa, nossos costumes e nosso cotidiano. Se conseguirmos juntar a tecnologia com esta mudança, estaremos então no caminho do equilíbrio financeiro, administrativo e operacional em nossa oficina.
Ainda vamos falar mais sobre produtividade, nos próximos meses, detalhando melhor cada uma e vendo como elas podem se tornar nossa aliada, na busca permanente da perfeição do atendimento a nossos clientes e fornecedores, da resposta rápida de nossos funcionários em relação às mudanças e do acompanhamento dos procedimentos que deverão ser implantados.
Não é difícil, mas exige mudança.
E a primeira é o proprietário admitir que não pode mais “tocar” sozinho o seu negócio (sua oficina). É saber que ele precisa muito de sua equipe, dos fornecedores e de profissionais preparados para ajudá-lo.

Se pudesse resumir em poucas palavras o que ainda vamos ver daqui para frente diria que:

Produtividade administrativa: é melhorar o relacionamento com os funcionários (respeitar e ser respeitado). Parar de achar que o funcionário só trabalha se “for xingado”, “humilhado”. É não tentar “enganar” o funcionário, combinando com ele um % de comissão sobre horas vendidas e, depois, “omitir” estas horas no orçamento. É cobrar horário e o comprometimento do funcionário. É criar procedimentos que sejam cobrados e seguidos. É fazer reuniões, muitas reuniões (mas sempre curtas, focadas na solução / orientação de um único ponto, muitas vezes em pé no pátio da oficina). É organizar a documentação (guias de impostos, pastas de funcionários, OS autorizadas e fechadas, caixas de ferramentas, etc).

Produtividade financeira: é criar rotinas e procedimentos, por meio dos quais todos os dias, o proprietário da oficina recebe as contas a pagar (relatório separado por dia e por fornecedores), o extrato bancário, o movimento de caixa do dia anterior, a relação impressa dos veículos que saíram no dia anterior, bem como a relação de recebimento de franquias (no caso de funilaria) e de particulares e a destinação de cada cheque ou do dinheiro. É estabelecer o limite máximo de retirada do proprietário (e não ultrapassar, independente dos problemas pessoais e financeiros), bem como o limite mínimo que a empresa precisa “disponibilizar” para que exista uma certa tranquilidade, para que o proprietário possa pagar suas contas pessoais. Trata-se ainda, da implementação destas rotinas e dos procedimentos através de um cronograma.

Produtividade operacional: Este tema foi abordado, superficialmente, acima. Ele será o assunto central, no próximo mês, quando abordaremos a importância de criar procedimentos que facilitem o acompanhamento dos carros no pátio e no tempo vendido e trabalhado. Abordaremos também a importância de se disponibilizar boas ferramentas para os produtivos e de se ter um plano de manutenção destas ferramentas.

Somente através deste conjunto de informações e na aplicação destes conceitos é que conseguiremos efetivamente ganhar tempo e melhores condições para enfrentar o dia a dia. A informática é uma ferramenta poderosa, eficiente e forte aliada para conseguirmos produzir mais. Ela, bem utilizada, permite a organização e uma redução de tempo na execução das operações que precisamos realizar todos os dias. Com ela é possível definir parâmetros e programar. É possível aumentar nosso rendimento pessoal e de nossa empresa. Com ela fica mais fácil gerar lucro.

Sem gestão não há solução!

Fábio Moraes é Diretor da Ultracar Informática, proprietária do Software Ultracar (Software de Gestão para Oficinas). Dúvidas, perguntas e sugestões devem ser encaminhadas para [email protected]