Funilaria - Quando o dinheiro escorre entre os dedos

Nunca, em minha vida, vi algum negócio que tenha tantas variáveis quanto uma oficina de funilaria. É uma fábrica de problemas e costumo dizer que os problemas de uma oficina pequena são os mesmos de uma oficina grande, o que muda mesmo é o tamanho do problema.

Vamos lembrar de nossa oficina “exemplo” da matéria passada onde definimos que ela fazia em média 100 carros mês. Vamos lembrar também que em nosso conceito “fazer” 100 carros mês significa que no mínimo 100 carros no mês foram entregues. Não são contabilizados os veículos que ficaram prontos e os clientes não buscaram. Vamos lembrar também que “nossa” oficina tem 23 funcionários (caso você não lembre, releia a matéria da última revista Auto Reparo). Ela será nosso referencial para podermos comparar com nossas oficinas. Com esta quantidade de funcionários podemos executar tudo o que será sugerido abaixo, sem precisar de mais investimentos.

Então, por que, em uma funilaria, o dinheiro escorre entre os dedos?

O dinheiro sai por entre os dedos porque não damos atenção a todos os detalhes. Eles passam despercebidos diante de nossos olhos e não vemos. A todo instante eles nos chamam e não damos ouvidos. Vamos separar a parte produtiva da parte administrativa. Vamos levantar e comentar sobre estes detalhes. Cada item abaixo deve ser conferido em sua empresa. Você se surpreenderá de como estes problemas atrapalham a produção dos funcionários, como eles representam muito dinheiro em nossa empresa que sai por entre por dedos e como é importante tomarmos uma decisão de mudança de postura imediata. A mudança é cultural, e começa pelos proprietários.

Produção

01 – Linha de ar: quantas vezes “ouvimos” o ar vazando nas mangueiras e não nos preocupamos em arrumar.

Ação Veja onde tem vazamento e mande arrumar de imediato.

02 – Lâmpadas acesas no pátio sem necessidade: as luzes devem ser acesas somente quando necessário e fundamental para o trabalho ser bem executado.

Ação Observe durante o dia se não tem luzes acesas. Oriente seus funcionários.

03 – Ferramentas sem manutenção: Mande algum funcionário, ou você mesmo, dar uma “corrida” por toda a oficina e fazer um levantamento de todos os equipamentos e quais precisam de reparos ou até de novos.

Ação Faça um cronograma das mais baratas para as mais caras e mande arrumar. Lembre-se que estamos nos referindo desde uma “lima na funilaria”, uma “spooter”, até uma “roquite”. Não saia mandando arrumar sem um cronograma e um orçamento prévio.

04 – Compras de peças de veículos sem prévia avaliação: Todo mundo fala que não faz isso, mas dificilmente encontro uma oficina que trabalha corretamente neste item.

Ação Antes de autorizar o comprador a executar a função de compra, verifique se não existe mecânica “grande” no carro. Peça para o comprador acostumar a verificar se existe peça em “BO” na fábrica, antes de fazer o pedido. Analise os complementares. Isso vai fazer com que você acerte mais na previsão de saída dos carros, junto a seus clientes, e vai fazer você não comprar peças para carros que ainda vão ter de esperar por alguma peça de fábrica.

Atenção: não venha com essa de que não dá para fazer. Isto é um procedimento que pode ser implementado e seguido em sua oficina. Basta atenção e disposição para segui-lo.

05 – Material de consumo, insumos e tintas: custo alto e falta de acompanhamento diário.

Ação Uma oficina que faz 100 carros mês (com pequena, média e grande monta), deve gastar entre R$ 9.000,00 e R$ 10.000,00 por mês (com material de alta tecnologia). Se isso não estiver acontecendo, não tenha dúvida que você está trabalhando errado, ou acompanhando errado. Tenha este número como referência e comece a controlar o seu gasto. Converse com seu fornecedor. Mostre seus números a ele. Busque outras opções no mercado. Monitore diariamente.

06 – Falta de cumprimento de prazos: por falta de planejamento algumas vezes os veículos são entregues fora do prazo.

Ação Todas as vezes que entregamos um carro fora da data combinada e não mantemos nosso cliente informado, corremos um sério risco de ter de disponibilizar um “táxi”, um “leva e traz”, um “carro reserva” e muitas vezes colocar nossa “cara a tapa”.

Lembre-se de manter seu cliente informado de tudo. Muitas vezes acabamos assumindo uma culpa que não é nossa por falta de informação. Converse com sua recepcionista ou seus consultores e peça para eles documentarem o atendimento no software de gestão. Quando alterar uma programação de entrega o cliente deve ser o primeiro a ser informado. Isso não é complicado, só deve virar rotina. Se você cobra e acompanha o procedimento anda.

07 – Funcionários de mais no setor: nunca tenha funcionários a mais em cada setor.

Ação Reuniões. Muitas reuniões. Faça reuniões permanentes e rápidas, às vezes de 5 minutos. Mostre que é melhor trabalhar mais enxuto. Busque retirar o máximo de cada um. Use nossa empresa exemplo quando discriminamos quantos funcionários cada empresa deverá ter em cada setor.

08 – Sucata: lembre-se que ela não é lixo. Deve ser armazenada de forma correta.

Ação Oriente seus lanterneiros, montadores e desmontadores. Peça para armazenarem as peças de sucata corretamente. Guarde os faróis melhores numa caixa separada e os radiadores também. Negocie com seu sucateiro. Conheço oficinas que pagam o 13 salário só com o dinheiro da sucata vendida no decorrer do ano.

Cuidado para não misturar as peças de seguradoras (necessárias para fotos ou para serem recolhidas)

Administrativo

01 – Contas de telefone: sua empresa não pode gastar mais de R$ 2.000,00 por mês entre contas de telefone e celular:

Ação Para ligações interurbanas para conversar com as seguradoras ou necessárias para o comprador use o Voip. É barato e funciona. Só com essa medida você reduzirá muito o custo de sua conta. Se você não sabe como fazer procure informações no mercado que não será difícil implantar. Para celular use um plano corporativo onde todos falam entre si, sem custo, e onde existe uma “minutagem” disponível para cada número. Dá para monitorar para qual número cada um está ligando e para “bloquear”, mensagens, interurbanos e receber ligações a cobrar. Vai dar um pouco de trabalho conversar com cada operadora, mas vale a pena. Inclua neste pacote o rádio.

02 – Papel: numa oficina imprime-se tudo.

Ação Use papel reciclado. Leia os e-mail´s e não peça para imprimirem e deixarem em sua mesa para depois você ler. Separe os e-mail´s por ordem de assunto em pastas e organize seu outlook. Defina o que é necessário e imprima somente isso para anexar ao processo. Faça o fechamento de final de mês usando seu software de gestão. Use rascunho.

03 – Emissão de Nota Fiscal: Com a nota fiscal eletrônica o processo de emissão ficou mais lento que o convencional.

Ação Programe o seu pessoal para que a nota fiscal seja impressa e/ou gerada (quando eletrônica) com no máximo dois dias após a saída do carro. Algumas seguradoras pagam com até 5 dias úteis, outras com mais tempo. Porque pagar juros do cheque especial se posso agilizar o faturamento da empresa? Tem oficinas que visito que ainda demoram mais de 10 dias para gerar um faturamento, depois que o carro saiu. Isso é mudança de costume e acompanhamento.

04 – Orçamentos pendentes para faturar: quantas vezes não podemos faturar um veículo para a seguradora porque ficou alguma diferença de preço e o orçamento não fecha com os valores autorizados, ou ainda aguardando alguma pendência a ser resolvida?

Ação Os complementares sempre deverão ser feitos com os carros “desmontados”. Todos os problemas deverão ser resolvidos enquanto o carro ainda estiver na oficina. Lembre-se que a maioria das seguradoras não pagam diferenças de preço de R 15,00 ou menos. Se isso acontece houve algum erro no processo. Tenho certeza de que muitos vão dizer que isso não acontece na sua oficina, mas olhe com atenção. Vejo isso acontecer todos os dias.

05 – Descontos em peças e agrupamento de duplicatas: quantas vezes seu fornecedor entrega uma NF com várias peças e seu comprador devolve uma ou duas, por não estarem de acordo com o pedido? Quem garante que essas peças devolvidas não vão estar na próxima fatura que seu fornecedor enviar? O erro é do fornecedor ou é seu?

Ação Sempre que houver alguma peça devolvida o comprador deverá formalizar junto ao departamento financeiro da empresa o valor total da NF do fornecedor e o valor a ser debitado pela devolução das peças. No momento do agrupamento das duplicatas pelo software de gestão, você conseguirá acompanhar para que sua empresa não pague mais do que deve e que o desconto na duplicata seja garantido.

06 – Check list de entrada e de saída: normalmente sempre aparece algum problema na entrega dos carros.

Ação Fotos. Muitas fotos. Na entrada do carro na oficina e quando o veículo estiver pronto. Se você não fizer isso corre o risco de ser obrigado a pagar por algum problema que não é da oficina. Quando fica a palavra do cliente e a nossa palavra, muitas vezes acabamos mandando arrumar para não levarmos um problema para a frente. Oriente seus consultores a baterem as fotos e armazenarem no software de gestão.

Fábio Moraes é diretor da Ultracar, proprietária do Software de Gestão Ultracar (parceira da Universidade Newton Paiva e do curso de GNA), auditor do IQA, consultor do Cesvi, consultor do IAA, consultor de várias oficinas no Brasil. Dúvidas e informações: ([email protected])