Uso de fluxograma ajuda na gestão de processos

Ao mapear todos os procedimentos, fica mais fácil organizar a rotina do trabalho

Cada vez mais importante em uma oficina, é o fluxograma que determina os processos em que o carro deve passar. Hoje ele é uma exigência para o bom atendimento ao cliente. Aplicado em qualquer operação, o fluxograma é essencial, pois além de orientar corretamente o caminho de trabalho, é ainda uma ferramenta que ajuda na redução do tempo, porque dentro do processo já está delineado o trabalho que deve ser feito, desde a entrada até a saída do carro.

Muito utilizado atualmente, o fluxograma direciona todo o trabalho que será realizado no veículo e mais que isso: indica os gargalos que podem ser encontrados durante a operação de reparo. “Com a sequência de operações que deve ser seguida, há melhoria na distribuição de trabalho e carga horária dentro da oficina”, explicou José Palácio, auditor do IQA (Instituto de Qualidade Automotiva).
Qualquer prejuízo no movimento do processo, como desvio de etapas, pode ocasionar perda de tempo, o que acarreta mais horas do carro dentro da oficina e mais trabalho para o mecânico. “Por isso é importante que cada um faça a sua parte, cumprindo tudo dentro do tempo determinado. Seguramente o serviço será concluído dentro do prazo”, ressaltou Palácio.

Segundo Palácio, é importante que o tempo de cada etapa seja calculado, a fim de evitar o retrabalho e a perda de tempo. “Quanto mais retrabalho, mais prejuízo. Calcular o tempo do reparo é essencial para evitar isso”, disse.                 
O IQA recomenda que o fluxograma, sempre que houver mudança no processo, deve ser corrigido e atualizado. Caso não, sugere-se que o fluxograma seja revisto pelo menos uma vez por ano. “É importante saber que o trajeto pode mudar e que deve ser verificado, com estudos do que funciona ou não dentro do previsto anteriormente”, explica Palácio.

Buscar novas ferramentas, tecnologias e produtos também ajuda na melhoria do trabalho e na execução do fluxograma. O investimento compensa, pois com novos processos há otimização no atendimento. Com equipamentos novos há melhoria na qualidade do trabalho. “É possível detectar onde deve ser investido e como pelo fluxograma de processos. Com ele podemos saber como estão os processos e onde é necessário melhoria. O investimento acaba gerando lucratividade”, explica Palácio.

Existem softwares no mercado que ensinam a fazer o fluxograma, mas o dono deve ter a consciência do andamento do trabalho dentro da oficina antes de começar. A execução deve ser iniciada com base nos processos atuais, após devem ser feitas as mudanças conforme a necessidade da oficina. É importante ainda que os funcionários sejam treinados para entender o fluxograma. “É necessário o investimento no treinamento da equipe para consciência da mudança e reconhecimento do processo do fluxograma”, concluiu Palácio.

Foco no trabalho
A Investauto, de Santa Catarina, é a única oficina certificada pelo IQA no Estado, é um exemplo de como aplicar o fluxograma dá certo. A oficina conta com o esquema de processos há quatro anos. De lá para cá, muita coisa mudou. “Passamos a dar mais focos nos trabalhos não só emergenciais e corretivos, mas também no preventivo, tudo com a ajuda dos fluxogramas”, disse o sócio-proprietário Roberto Turatti, o Billy.

Na oficina de Billy, todos os funcionários passam por treinamentos quinzenais e tudo é baseado no atendimento feito pelo fluxograma. O processo fica exposto na parede da oficina e pode ser visto pelo cliente.
O fluxograma da oficina Ivestauto tem 18 processos desde a recepção do veículo, recebimento, analise técnica, retorno ao  cliente, entre outros. “O fluxograma também dá liberdade de escolha ao cliente”, disse Billy.

Além disso, a oficina implementou um fluxograma que é usado como um check list com 137 itens. Ele é usado na manutenção preventiva dos carros. “O cliente vem fazer um check-up de freio, por exemplo, com o fluxograma a gente já olha os outros itens, principalmente os de segurança. Isso aumentou o movimento de faturamento em 25%.”, ressaltou Billy.
Para o dono da oficina, o fluxograma é o responsável por otimizar todo o atendimento. “O processo se tornou fundamental para o funcionamento da oficina”, concluiu.