Sistema de Gestão garante economia de tempo e dinheiro dentro da oficina

Softwares ajudam na administração e no bom atendimento ao cliente

Um programa informatizado instalado na oficina alavanca o trabalho administrativo e o atendimento ao cliente, gerando economia de tempo. Eles são como um grande banco de dados, que arquivam as informações de todo o gerenciamento da empresa.
Exigência no mercado atualmente, o ERP (Enterprise Resource Planning) ou SIGE (Sistemas Integrados de Gestão Empresarial), sigla usada em português, são sistemas de informação que integram todos os dados e processos de uma empresa em um único sistema.
Atualmente existem softwares no mercado que gerenciam todo o sistema de uma oficina, desburocratizando os serviços. Os sistemas tecnológicos podem ser usados em todos os setores, do atendimento, passando pelo estoque, departamento financeiro, pós-vendas, pesquisas, entre outras.

O padrão de qualidade do IQA (Instituto de Qualidade Automotiva) determina que os centros automotivos possuam, mesmo que de tecnologia básica, esse tipo de sistema computadorizado.“Imagina só controlar fichas de estoque manualmente, por exemplo. É um processo demorado, que demanda uma série de burocracias e atrasa o atendimento. Por isso é preciso um sistema capaz de facilitar o trabalho”, explica José Palácio, auditor o IQA.

Um exemplo claro de como utilizar esse sistema de gestão é eficaz é o maior interesse do cliente: O tempo do reparo. Se você utiliza um sistema de pré-ordem de serviço, o software já calcula o preço e o tempo esperado para a conclusão do serviço. Ou seja, os sistemas direcionam como administrar o tempo usado no reparo. Existem programas mais simples, para ordem de serviço, até os mais sofisticados para gestões administrativas e financeiras. 

Controle
Se por algum motivo o reparo passou do tempo previsto, com horas a mais, é sinal de que algo está errado dentro da oficina. O sistema também controla as horas gastas no conserto. Isso ajuda a comprovar o tempo usado no reparo e é honesto com o cliente, pois não se cobra a mais pelo serviço.  “Ele ajuda a detectar onde está o erro para ser consertado de maneira correta, melhorando a qualidade do atendimento”, disse Palácio.
O sistema de gestão também auxilia no orçamento. A avaliação é imediata e sai com o do tipo de peça usada, se há disponibilidade em estoque, tempo de espera e de reparo. Eles são montados por módulos,  divididos conforme as funções da oficina, como no estoque para evitar prejuízos com peças com baixo giro, por exemplo. Também pode ser utilizado na administração, logística e controle das peças, planejamentos, cadastro de fornecedores, compras, emissão de notas fiscais, CRM, acompanhamento de vendas, relatórios, entre outros. Além disso, os sistemas auxiliam na qualidade de atendimento, inclusive com pesquisas de satisfação com os clientes.

Caso real
Na oficina, os resultados para quem tem o sistema são indiscutíveis. Na Scattini Funilaria Pintura de Autos Ltda., em Moema, São Paulo, o software de gestão foi implantado há cinco anos. Está em todos os setores das três unidades do centro automotivo, em 12 computadores interligados por antenas, além de via internet. A oficina atende em média 350 carros por mês e tem 70 funcionários.
O proprietário da oficina, Alcides Scattini Júnior, diz que as mudanças causaram impactos positivos desde o setor administrativo até a reparação dos carros. “Tudo ficou mais organizado. Para o cliente, isso trouxe agilidade e rapidez no atendimento. Prezamos pela qualidade”, disse.
Na oficina, o software auxilia na entrada e saída de veículos, com um backup composto por fotos dos carros reparados. “Podemos saber como o carro entrou e como saiu da oficina, e tudo isso fica em arquivo. Se por ventura o carro voltar dali um tempo, sabemos o motivo”, ressaltou Junior.
O sistema também arquiva dados sobre tempo de reparação, disponibilidade de peças, entre outros. Além disso, há um comunicador interno, onde os funcionários acessam as mensagens reportadas pelo SAC (Atendimento ao Cliente) com informações sobre o carro. “A mensagem fica no computador até ser lida pelo funcionário e sabemos se ele tomou ciência ou não”, disse o proprietário.
Para o dono da oficina, o investimento valeu à pena. “Antes era tudo no papel e burocratizado. Agora consigo trabalhar da minha casa, via internet. O sistema facilitou o atendimento e a rotina da oficina. Quem ganha com a tecnologia também é o cliente”, concluiu.