Nota Fiscal Eletrônica: o fim da era do papel

A emissão de NF-e (Nota Fiscal Eletrônica) se tornou obrigatória em alguns Estados brasileiros desde dezembro de 2010 e substituiu os modelos 1 e 1-A. Agora, as empresas devem se adequar ao sistema de emissões de notas fiscais para se manter na legalidade.  Portanto, o dono da oficina precisa ficar atento às novas regras. A falta desse novo sistema pode gerar multa de até 50% do valor de cada operação de venda.

A NF-e é um sistema integrado de emissões de documentos fiscais, disponível no País desde 2005, com o objetivo de substituir a emissão via papel. A Nota Fiscal Eletrônica tem garantia jurídica pela assinatura digital, o que simplifica as obrigações dos contribuintes e permite acompanhar em tempo real as operações comerciais pelo Fisco.

Desde a implantação, a NF-e traz facilidades para o contribuinte, tanto nas operações quanto na fiscalização e prestações tributadas pelo ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços) e pelo IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados).

Os benefícios de quem usa a NF-e não está somente na redução de custos com impressões e papéis. Também há diminuição de custos no envio e armazenagem de documentos fiscais, simplificação de obrigações acessórias, além do incentivo a uso de relacionamento eletrônico.
Além disso, há melhoria no controle fiscal da empresa, o que facilita o compartilhamento de informações entre os Fiscos, redução de custos no controle de notas fiscais capturadas pela fiscalização de mercadorias em trânsito, diminuição de sonegação e aumento da arrecadação, entre outros.

Legalidade na oficina
A emissão da NF-e nas oficinas mecânicas é determinada pelo CNAE (Código Nacional de Atividade Econômica). As reparadoras devem primeiramente consultar a prefeitura do município de residência. “A legislação é do próprio município”, alerta Marcos Eduardo Scobernatti, advogado especializado em Direito Tributário e Direito Empresarial com Concentração em Direito Tributário.

Nas operações de venda de peças há obrigatoriedade da NF-e a nível nacional, em palavras, todos os componentes adquiridos pelas oficinas devem vir acompanhadas de NF-e, independente do local de compra.
Na oficina, o serviço pode ou não ser acompanhado pela venda de peças. “A oficina pode pedir a chamada Nota Fiscal Conjugada quando há venda de peças. É onde vão constar informações da peça e do serviço, mas também é necessário consultar o município para verificar se há essa possibilidade”, afirma Scobernatti.

As oficinas que prestam serviços para repartições públicas, seguradoras e empresas, que se veem obrigadas a emitir nota fiscal, serão as mais beneficiadas. “Essa sistemática vai equalizar o mercado, pois reduzirá a inadimplência dos seus concorrentes. Todos terão que pagar os tributos de igual forma, pois o Fisco estará com as informações on line”, disse o advogado.

Como funciona?
A NF-e gera um arquivo eletrônico com informações fiscais da operação comercial, que deve ser assinado de maneira digital, com o objetivo de garantir a integridade dos dados e a autoria do emissor. O arquivo eletrônico é transmitido então pela internet para a Secretaria da Fazenda de jurisdição do contribuinte. A Secretaria da Fazenda faz uma pré-validação do arquivo e devolve um protocolo de recebimento equivalente a autorização de uso. Sem ele, não pode haver trânsito da mercadoria. A Receita Federal também recebe a NF-e e armazena todas as informações em ambiente nacional.

Para acompanhar o trânsito da mercadoria, é impressa uma representação simplificada da NF-e, Danfe (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica), e que terá a chave de acesso para consulta da NF-e na internet e um código de barras bidimensional que facilita a captura e a confirmação de informações da NF-e pelas unidades fiscais. Vale ressaltar que a Danfe não é uma nota fiscal, apenas serve como auxiliar de consulta da NF-e.

Como ter?

A documentação técnica da NF-e está disponível no site nacional no endereço www.nfe.fazenda.gov.br, além do site da Secretaria de Fazenda. Pelo site, a empresa pode emitir nota fiscal avulsa. A substituição completa da nota fiscal em papel pela NF-e só ocorrerá no momento em que a empresa se enquadrar na obrigatoriedade. É importante ressaltar que a ferramenta disponível no site da Secretaria da Fazenda não realiza o gerenciamento e o armazenamento dos arquivos.

O advogado Marcos Eduardo Scobernatti faz o alerta para quem quer implementar o sistema sozinho. Segundo ele, as oficinas terão de obter diversas informações fiscais com seus contadores ou a assessores jurídicos, para preencher corretamente. “Em todas as NF-e devem constar o código NCM - Nomenclatura Comum do Mercosul de cada produto, discriminação da tributação, tratamento tributário, entre outras informações que antes passavam desapercebidas nas notas fiscais modelo 1 / 1-A”, esclarece.

Outra alternativa é contratar empresas especializadas de gerenciamento no mercado, que possuem softwares adequados para as emissões das notas fiscais eletrônicas e podem facilitar o cadastro e o tratamento das informações.  É importante ressaltar que pela legislação, os dados de todas as notas emitidas devem ser guardados por cinco anos, por isso, a necessidade de um sistema de gerenciamento eficiente. Também é imprescindível verificar se a empresa é credenciada junto à Secretaria da Fazenda do Estado.

Segundo Scobernatti, o certificado NF-e varia entre R$ 250, com validade de 1 ano, e R$ 600, com validade de 3 anos. “Busque referências com quem já está utilizando o sistema e empresas locais que  prestem suporte”, destaca o advogado. A instalação do programa da NF-e não depende só de um computador.  Os funcionários que irão lidar com o sistema devem ainda ter conhecimentos básicos de informática.

Na cidade de São Paulo, oficinas
já são obrigadas a emitir NF-e

Em cidades como São Paulo, os prestadores de serviços que atingem receita bruta igual ou superior a R$ 240 mil no exercício anterior e média de R$ 20 mil devem adquirir o sistema de NF-e. Uma boa opção é usar o sistema de emissão disponível no site da Prefeitura de São Paulo (www.prefeitura.sp.gov.br).  No site é possível emitir as notas e armazená-las, poupando a impressão de papéis e facilidade no faturamento pelo contador.

No Grupo Sahara, que fica em São Mateus, a emissão de NF-e é feita há mais de dois anos. A oficina aderiu voluntariamente à NF-e, e utiliza o sistema de emissão disponível pelo site da Prefeitura de São Paulo. Com isso, evitou gastos.

Segundo o proprietário da Sahara, Marcilio Irencio Filho, o sistema facilitou a vida dentro da oficina. “Evita as burocracias com papelada. As transações ficaram mais rápidas”, afirma.
Pelo site da prefeitura de São Paulo, usado pelo Grupo Sahara, é possível fazer pesquisas nas notas antigas dos clientes, pois existe armazenamento de dados. A oficina imprime a via do cliente e o contador faz o gerenciamento pelo próprio sistema da prefeitura  “Não há perigo de extravio”, diz.

Outro benefício visto por Marcilio é a facilidade de enviar notas fiscais. “Podemos mandar via e-mail para clientes empresariais, por exemplo. Se eles também são cadastrados no sistema da prefeitura, eles mesmos podem imprimir a nota fiscal sem burocracia”, afirmou. A legalidade também foi outro ponto importante. “A fiscalização é mais rigorosa. Não há como sonegar, fazer nota espelhada. O mecânico trabalha de maneira legal”, ressalta.

Confira alguns cuidados para a instalação da NF-e na oficina


Antes de instalar o sistema é preciso entrar em contato com a Secretaria da Fazenda do Estado onde a empresa está localizada e consultar a lista de CNAEs (Classificação Nacional de Atividades Econômicas) e verificar se o seu segmento já é obrigado a emitir NF-e.

Após a constatação, deve-se então fazer a solicitação, no mesmo site, da autorização de emissão. Há também a possibilidade de contratação de empresas credenciadas pela secretaria, algumas já são credenciadas pelo próprio órgão, mas na maioria das vezes o credenciamento deve ser feito pela própria empresa.

Além disso, a reparadora deve providenciar o certificado digital, que validará juridicamento a NF-e da empresa. Sem ela, não é possível emitir nota fiscal, pois o certificado é a garantia da autenticidade do arquivo eletrônico. O certificado digital deve ser adquirido em uma autoridade certificadora credenciada pela ICP Brasil.

Após o processo, a empresa deve escolher um software no mercado que permita faze a gestão da nota fiscal eletrônica e que garanta armazenamento e organização, para o caso de auditorias da Receita Federal.