Tempo é dinheiro e ambiente desorganizado não combina com local de trabalho; além de passar má impressão ao cliente, rouba o lucro do reparador
A partir desta edição, o jornal Oficina Brasil inicia uma série de reportagens sobre gestão, qualidade e procedimentos que, quando bem aplicados, potencializam os negócios na oficina. O objetivo é oferecer ao reparador, de forma simples, prática e de fácil visualização, dicas de como aplicar as teorias de administração e colher, assim, os frutos destes ensinamentos.
Para tanto, o IQA – Instituto da Qualidade Automotiva selecionou 17 tópicos que são vistoriados pelo auditor, antes de certificar uma oficina, e, a cada mês, visitaremos uma oficina certificada para mostrar, na prática, como foi a implementação do processo. Após esta série, só deixará de conhecer o negócio a fundo o empresário da reparação que gostar de perder dinheiro.
5S e Housekeeping
A primeira pergunta a ser respondida não é o que isso significa, mas, sim, qual benefício isso trará para minha oficina. A Peghasus Powered Motors, oficina localizada no bairro Lauzane Paulista, zona Norte de São Paulo, foi montada a partir do conceito de 5S. O proprietário, Silvio Ricardo Candido, explica que na época a esposa trabalhava em uma grande empresa que estava começando a aplicar o 5S e isso despertou o interesse do reparador.
Em termos práticos, o 5S significa organizar a área de trabalho de forma a se obter o melhor rendimento possível. Quem entra na Peghasus, percebe logo o motivo pelo qual a filosofia do 5S é bem vinda. Com dois pavimentos de 7 metros de largura (suficiente para colocar dois carros lado a lado) e 30 m de profundidade, não há espaço para ser desperdiçado. No entanto, é possível se locomover entre os carros, sem esbarrar em nada. O segredo: organização.
Não se vê um parafuso no meio do caminho, uma chave de fenda perdida. Tudo está no lugar. “É uma questão de cultura”, afirma Candido. Outra vantagem, segundo ele, é o gerenciamento. “Posso ficar dias fora da oficina, pois montamos procedimentos que me permitem encontrar o ponto exato de onde ocorreu uma falha, caso algo saia errado”, diz. Acompanhe no quadro ao lada um passo a passo de como deixar a oficina sempre organizada e fácil de gerenciar, a partir dos conceitos do 5S.
Na próxima edição abordaremos o tema Princípios da Qualidade (baseados na ISO 9000). Até lá.
1. Organização
É importante ter um livro de regras e segui-las à risca:
Ferramentas: todas as ferramentas e equipamentos têm um lugar certo para guardar. A regra é simples: usou, guardou. Nada de deixar espalhado na bancada ou no chão, nem tampouco no bolso.
Peças velhas: depois de trocar a velha pela nova, recolha em sacolas plásticas e as guarde dentro do carro para mostrar ao cliente as peças substituídas. Caso o cliente não queira ficar com elas, separá-las conforme o tipo (plástico, metal etc.) e guardar em um quarto com porta. Manter sempre a porta fechada.
Embalagens vazias: sempre no lixo, devidamente separadas em lixo seco e lixo úmido.
2. Procedimentos
Definidas as regras básicas, o próximo passo é montar procedimentos, que auxiliam no gerenciamento da oficina.
Os principais procedimentos são os de recebimento e entrega do veículo. Na Peghasus, Candido adotou a seguinte rotina:
Recebimento: aplicação do check list inicial – dar uma volta pelo carro e anotar riscos e amassados na lataria e para-choque, condições de rodas e pneus, ausência de equipamentos como extintor de incêndio, estepe, chave de roda e macaco, luzes acesas no painel, quantidade de combustível no tanque; dar para cliente assinar e deixar cópia com ele; encapar banco motorista, volante, alavanca de câmbio e freio de mão.
Abertura de OS: aberta a ordem de serviço (OS), o veículo é identificado em um quadro, exposto em local visível a todos, com nome do responsável, data de entrada e tipo de serviço. Antes de iniciar o serviço, porém, o responsável realiza um check list completo, além de realizar o diagnóstico do defeito, conforme reclamação do cliente.
Devolução: a entrega do veículo também deve obedecer um procedimento. Todos os serviços realizados são explicados ao cliente, e as peças substituídas são entregues. O veículo é lavado.
